Digitale Zeiterfassung für KMUs: Microsoft 365, Power Apps oder Standardsoftware — was passt zu eurem Unternehmen?
Warum Zeiterfassung plötzlich alle beschäftigt
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die gesetzliche Umsetzung läuft seitdem — aber die Pflicht gilt grundsätzlich jetzt. Für viele KMUs bedeutet das: Der Excel-Bogen, den der Mitarbeiter am Monatsende ausfüllt, reicht rechtlich nicht mehr aus.
Aber abseits der Rechtslage gibt es auch einen praktischen Grund: Wer nicht weiß, wie viel Zeit welche Projekte, Kunden oder Aufgaben kosten, kann kein Angebot kalkulieren. Zumindest nicht seriös.
Die vier gängigen Wege zur digitalen Zeiterfassung
Option 1: Standardsoftware (SaaS)
Tools wie Personio, Clockodo, ZEP oder Factorial sind spezialisierte Zeiterfassungslösungen. Sie sind schnell eingerichtet, haben eine gute Benutzeroberfläche und decken die rechtlichen Anforderungen ab.
- Vorteile: sofort einsatzbereit, wenig Einrichtungsaufwand, oft mit HR-Funktionen kombiniert.
- Nachteile: monatliche Lizenzkosten pro Nutzer, Daten liegen beim Anbieter, begrenzte Anpassbarkeit, eine weitere App, die Mitarbeiter nutzen müssen.
- Geeignet für: Unternehmen, die schnell eine Lösung brauchen und keine besonderen Anforderungen an Integration oder Anpassung haben.
Option 2: Microsoft 365 — was ist out of the box möglich?
Wer bereits Microsoft 365 nutzt, hat einige Zeiterfassungsmöglichkeiten bereits dabei:
- Microsoft Lists / SharePoint-Listen: Einfache Zeiterfassung über eine strukturierte Liste — Mitarbeiter trägt Datum, Projekt und Stunden ein. Kein schönes Interface, aber für kleine Teams ohne IT-Aufwand realisierbar.
- Microsoft Viva Insights: Zeigt automatisch, wie viel Zeit in Meetings, konzentrierter Arbeit und Kommunikation verbracht wird — kein manuelles Einbuchen, aber auch keine Projekterfassung.
- Microsoft Project: Für projektbasierte Zeiterfassung mit Ressourcenplanung — eher für größere Projekte geeignet, hat eine Lernkurve.
Ehrliche Einschätzung: Out of the box ist M365 für Zeiterfassung nicht optimal. Es fehlt eine intuitive Eingabemaske, mobile Nutzung ist umständlich, und Auswertungen müssen manuell erstellt werden.
Option 3: Power Apps — maßgeschneiderte Zeiterfassung auf M365-Basis
Power Apps ist Microsofts Plattform für individuelle Geschäftsanwendungen — ohne klassische Programmierung. Eine maßgeschneiderte Zeiterfassungs-App auf Basis von Power Apps sieht zum Beispiel so aus:
- Mitarbeiter öffnet die App auf dem Smartphone, Tablet oder im Browser
- Wählt Projekt und Tätigkeit aus vordefinierten Listen
- Bucht Zeit per Knopfdruck oder gibt Stunden manuell ein
- Daten werden in SharePoint oder Dataverse gespeichert — bleiben also in eurer M365-Umgebung
- Power BI Dashboard zeigt Auslastung, Projektzeiten und Überstunden in Echtzeit
- Power Automate schickt automatisch Erinnerungen, wenn Zeiten nicht gebucht wurden
Der Vorteil: Die App passt sich eurem Prozess an, nicht umgekehrt. Ihr könnt eigene Felder, Genehmigungsschritte und Integrationen mit Dynamics 365 oder eurem ERP einbauen.
Der Aufwand: Eine solche App ist kein Nachmittagsprojekt. Der Aufbau braucht Planung, Entwicklung und Testing.
Option 4: Eigenentwicklung
Vollständig selbst entwickelte Software — entweder intern oder durch einen externen Dienstleister. Maximale Flexibilität, maximaler Aufwand. Für die meisten KMUs unverhältnismäßig — es sei denn, die Anforderungen sind so spezifisch, dass keine Standardlösung und keine Power-Apps-Umsetzung passt.
Wann welche Lösung passt
- Ihr schnell eine rechtskonforme Lösung braucht
- Eure Anforderungen Standard sind: Kommen, Gehen, Pausen, Urlaub
- Ihr keine bestehende Microsoft-Infrastruktur habt oder nutzen wollt
- Das Team klein ist und kein Projektbezug der Zeiten nötig ist
- Ihr bereits Microsoft 365 nutzt und Daten in eurer Umgebung halten wollt
- Projektbasierte Zeiterfassung nötig ist — welcher Kunde, welches Projekt, welche Tätigkeit
- Ihr die Zeiterfassung mit anderen Prozessen verbinden wollt: Angebotskalkulation, Rechnungsstellung, Ressourcenplanung
- Ihr spezifische Anforderungen habt, die kein Standardtool abdeckt
- Mitarbeiter keine weitere App lernen wollen — die Zeiterfassung soll in Teams oder Outlook erreichbar sein
- Ihr komplexe Projekte mit vielen Ressourcen und Abhängigkeiten managed
- Zeiterfassung nur ein Teil eines größeren Projektmanagement-Bedarfs ist
Das unterschätzte Problem: Akzeptanz
Die beste Zeiterfassungslösung nützt nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Das ist kein technisches Problem — es ist ein Change-Management-Problem.
Erfahrungswerte aus der Praxis:
- Einfachheit schlägt Features: Eine App mit drei Klicks bis zur gebuchten Stunde wird genutzt. Eine App mit acht Feldern, die alle ausgefüllt werden müssen, nicht.
- Mobile first: Wer viel unterwegs ist, bucht auf dem Smartphone — oder gar nicht. Die Lösung muss mobil genauso funktionieren wie am Desktop.
- Transparenz über den Zweck: Mitarbeiter, die verstehen, warum Zeiten erfasst werden — bessere Kalkulation, faire Ressourcenplanung, nicht Kontrolle — arbeiten bereitwilliger mit.
„Die beste Zeiterfassung ist die, die tatsächlich genutzt wird. Drei Klicks bis zur gebuchten Stunde entscheiden über Erfolg oder Karteileiche.“
Was ist mit dem BAG-Urteil konkret gemeint?
Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden können. Das gilt für alle Branchen und Unternehmensgrößen.
Konkret bedeutet das: Eine Stechuhr reicht rechtlich. Aber sie reicht nicht für Kalkulation, Ressourcenplanung oder Abrechnung. Wer beides in einem System lösen will, braucht mehr.
Fazit
Es gibt keine universell richtige Antwort auf die Frage nach der besten Zeiterfassungslösung. Die Entscheidung hängt davon ab, wie euer Unternehmen arbeitet, welche Systeme ihr bereits nutzt und wie viel Flexibilität ihr braucht.
Wer schnell und unkompliziert rechtliche Anforderungen erfüllen will, ist mit Standardsoftware gut bedient. Wer Zeiterfassung als Teil eines größeren digitalen Prozesses sieht — und bereits auf Microsoft 365 setzt — profitiert von einer maßgeschneiderten Lösung auf Power-Apps-Basis.
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