Strategie

Eigenentwicklung, Power Apps oder Standard-SaaS? Welcher Weg für welches Problem

30. April 2026 · 9 Min. Lesezeit · Marcel Trojan

Die meisten Anfragen, die wir bekommen, fangen ähnlich an: „Wir suchen ein Tool für …". Das ist verständlich — aber es ist auch oft die falsche Frage. Die richtige Frage lautet nicht „welches Tool", sondern „welcher Weg".

Denn vor jeder Software-Entscheidung steht eine viel grundsätzlichere: Wollen wir ein fertiges Produkt einkaufen, mit Low-Code zusammenbauen, oder etwas Eigenes entwickeln lassen? Diese drei Wege haben sehr unterschiedliche Konsequenzen — in Kosten, Zeit, Anpassbarkeit und Langzeit-Risiko. Wer die Frage falsch beantwortet, zahlt entweder zu viel, kämpft mit halbgaren Workarounds oder kettet sich an Software, die das Geschäft eher behindert als unterstützt.

In diesem Artikel zeigen wir euch ein praktisches Entscheidungs-Framework: die drei Optionen im Klartext, eine Vergleichstabelle, sechs Fragen für eure eigene Bewertung, drei Praxis-Szenarien — und am Ende die Anti-Patterns, in die ihr nicht treten solltet.

Die drei Wege im Überblick

Die Vergleichstabelle: Was unterscheidet die drei Wege wirklich?

Diese Tabelle ist bewusst grob — Einzelfälle weichen ab. Aber als grobe Orientierung hilft sie, ein Bauchgefühl zu kalibrieren:

Das Entscheidungs-Framework: 6 Fragen für eure Bewertung

Bevor ihr in Tool-Demos einsteigt, beantwortet diese sechs Fragen ehrlich. Die Antworten geben euch eine klare Tendenz:

1. Wie spezifisch ist euer Prozess? Wenn 80 % eurer Anforderungen Standard sind — Standard-SaaS. Wenn 50 % branchenspezifisch sind — Low-Code. Wenn 30 % oder weniger Standard sind — Eigenentwicklung.
2. Wie groß ist euer Team — heute und in 3 Jahren? Bei 50+ Nutzern fressen SaaS-Lizenzen jährlich richtig Geld. Eine Eigenentwicklung amortisiert sich dann oft in 2–3 Jahren.
3. Wie wichtig sind euch eure Daten? Wenn ihr im Tool jahrelang Wissen aufbaut, ist Hersteller-Lock-in ein echtes Risiko. Bei reinen Abwicklungs-Tools fast egal.
4. Habt ihr Compliance-Anforderungen? GoBD, NIS2, branchenspezifische Audits — oft erfüllt nur eine maßgeschneiderte oder Low-Code-Lösung mit deutschem Hosting alle Punkte sauber.
5. Wer pflegt das langfristig? Standard-SaaS pflegt sich selbst. Power Apps brauchen ein bis zwei interne Champions. Eine Eigenentwicklung braucht einen Partner mit Wartungsvertrag — sonst veraltet sie.
6. Was kostet euch das Provisorium pro Jahr? Excel-Listen sind nicht „kostenlos" — verlorene Stunden, Datenfehler, doppelte Pflege summieren sich. Rechnet das einmal grob hoch, dann wisst ihr, wie viel Investition sich rechnet.

Drei Szenarien aus der Praxis

Nichts erklärt die Entscheidung besser als konkrete Beispiele. Hier sind drei Konstellationen, wie sie uns regelmäßig begegnen:

Wann jeder Weg falsch ist (Anti-Patterns)

Genauso wichtig wie zu wissen, wann ein Weg passt, ist zu wissen, wann er nicht passt:

Anti-Pattern Standard-SaaS

Wenn ihr nach drei Demos sagt: „Das ist alles fast richtig, aber genau die Punkte, die uns wichtig sind, decken sie nicht ab." — dann ist das ein klares Signal, dass Standard-SaaS hier nicht reicht. Spätestens beim fünften Workaround in Excel-Tabellen daneben gehört das Tool wieder ausgemustert.

Anti-Pattern Power Apps

Wenn ihr Tausende von Datensätzen pro Tag verarbeitet, komplexe Berechnungen braucht oder die App auch mal länger offline funktionieren soll — Power Apps werden dort nervös. Auch bei häufigen UI-Änderungen oder hohen Performance-Anforderungen merkt man die Low-Code-Schicht. Dann ist Eigenentwicklung der ehrlichere Weg.

Anti-Pattern Eigenentwicklung

Wenn euer Problem zu 90 % von einem fertigen Tool gelöst wird, ist Eigenentwicklung pure Verschwendung. Auch bei kleinen Teams (unter 10 Nutzer) und einfachen Anforderungen rechnet sich der Aufwand selten. Und: Eine Eigenentwicklung ohne Wartungs-Partner und Update-Plan veraltet schneller, als ihr denkt — dann steht ihr in 3 Jahren wieder vor der gleichen Frage.

Eigene Software lohnt sich, wenn die Anforderungen spezifisch sind, das Team groß genug ist und die Anwendung über Jahre genutzt wird. In allen anderen Fällen gibt es bessere Wege.

Hybrid: Wenn ein Weg nicht reicht

In der Praxis kombiniert ihr die drei Wege oft. Drei typische Hybride, die wir in Kundenprojekten häufig sehen:

• SaaS + Power Automate als Klebstoff: Ihr nutzt Pipedrive für Sales und DATEV für Buchhaltung. Power Automate verbindet beide — gewonnener Deal in Pipedrive löst automatisch eine Rechnungs-Vorbereitung in DATEV aus. Beide Tools bleiben Standard, der Übergang ist eure Logik.
• Power Apps für die Erfassung + Custom-Backend: Mitarbeiter erfassen Daten über eine schnell gebaute Power App. Im Hintergrund läuft eine eigene Datenbank, die komplexe Berechnungen, Reports und Schnittstellen erledigt. Best of both worlds, wenn das Frontend einfach und das Backend komplex ist.
• Eigene WebApp + Microsoft Graph für M365-Integration: Eure maßgeschneiderte Anwendung greift auf Outlook-Kalender, Teams-Chats oder OneDrive-Dateien zu. So ist eure App tief in den Microsoft-Tenant integriert, aber gehört euch — keine Kompromisse beim Funktionsumfang. Genau so ist unsere Zeiterfassungs-App aufgebaut.

Fazit

Die Wahl zwischen Standard-SaaS, Power Apps und Eigenentwicklung ist keine Glaubensfrage. Sie ist eine Rechenaufgabe — nur dass die meisten Faktoren nichts mit Lizenzpreisen zu tun haben, sondern mit der Spezifität eurer Prozesse, der Größe eures Teams und der Lebensdauer der Anwendung.

Unsere Faustregel: Geht den günstigsten Weg, der eure Anforderungen wirklich erfüllt — nicht den, der sie zu 70 % erfüllt. Standard-SaaS ist in den meisten Fällen die richtige Antwort. Power Apps schlagen die Brücke, wenn der Workflow zu speziell wird. Und Eigenentwicklung ist die richtige Wahl, wenn die anderen beiden Wege strukturell nicht passen — nicht, weil ihr eine eigene App schick findet.

Wenn ihr bei dieser Entscheidung Hilfe braucht: Genau das ist eines der Dinge, bei denen wir täglich beraten — und wir verkaufen euch keine Custom-Software, wenn Excel reicht. Versprochen.