Power Apps: Eigene Business-Apps bauen — ohne Programmierung
Warum eine eigene App?
Jedes Unternehmen hat Prozesse, für die es keine fertige Software gibt. Das Bautagebuch, das der Bauleiter auf Papier führt. Die Checkliste für die Fahrzeugprüfung. Die Inventarliste, die in einer Excel-Datei lebt, auf die nur einer Zugriff hat. Oder der Urlaubsantrag, der immer noch per Zettel eingereicht wird.
Für solche Fälle gibt es Power Apps — Microsofts Baukasten für eigene Business-Anwendungen. Keine Programmierung nötig. Und wenn ihr M365 habt, ist Power Apps bereits enthalten.
Was ist Power Apps?
Power Apps ist eine Low-Code-Plattform. Ihr baut Apps visuell — per Drag-and-Drop, ähnlich wie eine PowerPoint-Folie gestalten. Die Daten kommen aus SharePoint-Listen, Excel-Tabellen, Dataverse oder externen Quellen. Die fertige App läuft auf dem Handy, Tablet oder im Browser.
Power Apps ersetzt nicht SAP oder Dynamics. Es ersetzt die Excel-Tabelle, die jemand mal „kurz“ gebaut hat und die jetzt geschäftskritisch ist.
Es gibt zwei Typen: Canvas Apps (Pixel-genaues Layout, wie eine leere Leinwand) und Model-driven Apps (datengetrieben, basierend auf Dataverse). Für KMUs sind Canvas Apps fast immer der richtige Einstieg.
5 konkrete App-Ideen für KMUs
1. Digitales Bautagebuch: Bauleiter dokumentiert Wetter, Arbeitskräfte, Fortschritt und Probleme direkt auf dem Tablet. Fotos werden angehängt, alles wird automatisch in SharePoint archiviert. Kein Papier, keine nachträgliche Erfassung.
2. Fahrzeug-Checkliste: Fahrer prüft vor Abfahrt Reifen, Licht, Ölstand per App-Formular. Bei Mängeln wird automatisch der Fuhrparkmanager benachrichtigt. Dokumentation lückenlos — wichtig für Versicherung und Prüfungen.
3. Inventarverwaltung: Barcode scannen, Bestand aktualisieren, Nachbestellung auslösen. Funktioniert mit der Handy-Kamera und einer SharePoint-Liste im Hintergrund.
4. Besuchermanagement: Gäste melden sich am Empfangs-Tablet an, der jeweilige Ansprechpartner wird per Teams benachrichtigt, Besuch wird dokumentiert. DSGVO-konform mit automatischer Löschung nach 30 Tagen.
5. Schadensmeldung: Mitarbeiter meldet Schaden per App: Foto, Beschreibung, Standort. Die Meldung geht automatisch an den zuständigen Bereich. Kein Telefonieren, kein „Hab ich per E-Mail geschickt“.
Was brauche ich dafür?
Lizenz: Power Apps ist in Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium enthalten — für einfache Apps reicht das völlig. Für komplexere Apps mit Dataverse oder Premium-Konnektoren braucht ihr eine Power Apps-Einzellizenz (ab ca. 18€/Nutzer/Monat).
Datenquelle: Meistens reicht eine SharePoint-Liste oder eine Excel-Tabelle in OneDrive. Für größere Anforderungen bietet Dataverse eine echte Datenbank.
Know-how: Die Basics lernt man in 1–2 Tagen. Für die erste produktive App solltet ihr 3–5 Tage einplanen. Oder ihr lasst uns die App bauen und lernt am fertigen Ergebnis.
Die ehrlichen Grenzen
Power Apps ist kein Ersatz für professionelle Softwareentwicklung. Die Grenzen:
- Performance: Bei mehr als 2.000 Datensätzen in SharePoint wird es spürbar langsamer. Für große Datenmengen braucht ihr Dataverse.
- Komplexität: Verschachtelte Logik, komplexe Berechnungen oder Schnittstellen zu Drittsystemen werden schnell aufwendig.
- Design: Die Apps sehen funktional aus, aber nicht wie eine polierte Consumer-App. Für interne Tools ist das völlig okay.
- Offline: Offline-Fähigkeit ist möglich, aber begrenzt. Für Mitarbeiter auf Baustellen ohne Netz sollte man das vorher testen.
Power Apps + Power Automate = Superkraft
Power Apps allein erfasst Daten. In Kombination mit Power Automate passiert danach automatisch etwas: Schadensmeldung eingegeben → Workflow startet → Zuständiger wird benachrichtigt → Aufgabe wird im Planner angelegt → Nach 7 Tagen kommt eine Erinnerung.
Diese Kombination macht Power Apps erst richtig wertvoll. Daten erfassen ist gut. Daraus automatisch Aktionen ableiten ist besser.
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