SharePoint als Intranet: So baut ihr euer digitales Schwarzes Brett
Das Problem: Informationen versickern
In den meisten kleinen Unternehmen laufen Informationen über drei Kanäle gleichzeitig: WhatsApp-Gruppen, E-Mails und das Schwarze Brett im Flur. Neue Mitarbeiter wissen nicht, wo sie Vorlagen finden. Die aktuelle Telefonliste existiert in fünf verschiedenen Versionen. Und die Betriebsanweisung, die jeder gelesen haben sollte? Liegt irgendwo auf dem Server — oder war es ein Aushang?
Ein Intranet löst genau dieses Problem. Und wenn ihr Microsoft 365 habt, dann habt ihr schon eines — ihr nutzt es nur noch nicht.
Was ist ein SharePoint-Intranet?
SharePoint ist Teil von Microsoft 365 und kann als interne Website für euer Unternehmen dienen. Keine öffentliche Seite — nur für eure Mitarbeiter sichtbar, automatisch mit euren M365-Konten verknüpft.
Stellt es euch wie ein digitales Schwarzes Brett vor, das gleichzeitig auch Dokumentenablage, Nachrichtenkanal und Nachschlagewerk ist. Jeder Mitarbeiter erreicht es über den Browser oder die Teams-App — egal ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice.
Ein gutes Intranet beantwortet die Frage: „Wo finde ich das nochmal?“ — bevor sie gestellt wird.
Was gehört auf die Startseite?
Weniger ist mehr. Die besten KMU-Intranets, die wir eingerichtet haben, konzentrieren sich auf fünf Bereiche:
- News-Bereich: Ankündigungen, neue Mitarbeiter, Firmennachrichten. Jeder sieht sofort, was aktuell ist.
- Schnellzugriff: Die 5–8 wichtigsten Links — Urlaubsantrag, Zeiterfassung, Telefonliste, IT-Helpdesk.
- Dokumentenbibliothek: Vorlagen, Betriebsanweisungen, Handbücher. Eine zentrale, immer aktuelle Version.
- Teamseiten: Jede Abteilung bekommt einen eigenen Bereich mit eigenen Dokumenten und News.
- Kalender: Firmenevents, Geburtstage, Abwesenheiten — alles auf einen Blick.
Wie aufwendig ist die Einrichtung?
Das ist die gute Nachricht: nicht besonders. SharePoint bietet fertige Vorlagen für Intranet-Startseiten. Ihr müsst keine einzige Zeile Code schreiben. Die Einrichtung funktioniert per Drag-and-Drop — Webparts (Bausteine wie News, Dokumentenlisten, Kalender) werden einfach auf die Seite gezogen.
Ein funktionales KMU-Intranet lässt sich in 2–3 Tagen aufsetzen. Wirklich. Der Aufwand liegt weniger in der Technik als in der Frage: Was soll drauf?
Unser Tipp: Startet mit einer Startseite und einer Dokumentenbibliothek. Sammelt zwei Wochen Feedback und baut dann schrittweise aus. Perfektionismus ist der größte Feind eines guten Intranets.
Die häufigsten Fehler
1. Zu viel auf einmal: Wer gleich 20 Unterseiten baut, hat ein totes Intranet. Niemand pflegt es, niemand nutzt es. Startet klein, wachst organisch.
2. Keine klare Verantwortung: Jemand muss das Intranet pflegen. Muss keine Vollzeitstelle sein — 30 Minuten pro Woche reichen für ein KMU. Aber irgendjemand muss die News posten und veraltete Dokumente austauschen.
3. Nicht in Teams einbinden: Wenn eure Mitarbeiter sowieso in Teams arbeiten, bindet das Intranet dort ein. SharePoint-Seiten lassen sich als Tab in Teams-Kanälen anzeigen. So müssen Mitarbeiter nicht erst eine extra URL öffnen.
4. Berechtigungen ignorieren: Nicht jeder soll alles sehen. Gehaltstabellen, Bewerbungsunterlagen oder strategische Pläne brauchen eingeschränkte Zugriffsrechte. SharePoint macht das einfach — ihr müsst es nur einrichten.
SharePoint vs. andere Intranet-Lösungen
Es gibt spezialisierte Intranet-Tools wie Staffbase, Haiilo oder Viva Connections. Die sind gut — aber für KMUs meistens überdimensioniert und teuer. SharePoint ist bereits in eurem M365-Abo enthalten. Keine Zusatzkosten, keine neue Software, keine Extra-Logins.
Für Unternehmen mit 5–100 Mitarbeitern ist ein gut eingerichtetes SharePoint-Intranet die pragmatischste Lösung. Erst wenn ihr über 500 Mitarbeiter habt oder spezielle Anforderungen wie eine Mitarbeiter-App mit Push-Benachrichtigungen braucht, lohnt sich ein Blick auf Drittanbieter.
Konkretes Beispiel: So sieht es aus
Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitern hat sein Intranet so aufgebaut:
- Startseite: Aktuelle Bauprojekte, Sicherheitshinweise, neue Mitarbeiter
- Dokumentenbereich: Gefährdungsbeurteilungen, Prüfprotokolle, Vorlagen für Aufmaße
- Schnellzugriffe: Krankmeldung, Urlaubsantrag (per Power Automate), Fuhrpark-Buchung
- Teams-Integration: Intranet als Tab im „Allgemein“-Kanal — jeder sieht es beim Öffnen von Teams
Ergebnis: Die Frage „Wo finde ich…?“ wurde um 80% reduziert. Neue Mitarbeiter finden sich am ersten Tag zurecht, statt drei Wochen lang Kollegen zu fragen.
Wie fangt ihr an?
Macht eine Liste: Welche Fragen stellen eure Mitarbeiter immer wieder? Welche Dokumente werden ständig gesucht? Welche Informationen ändern sich regelmäßig? Das sind eure Intranet-Inhalte.
Oder lasst euch von uns zeigen, wie ein SharePoint-Intranet für euer Unternehmen aussehen könnte. Wir richten es ein, schulen euer Team und stellen sicher, dass es auch genutzt wird.
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