Eigene Software

Warum wir unsere Zeiterfassung selbst gebaut haben — und was das für KMUs bedeutet

30. April 2026 · 8 Min. Lesezeit · Marcel Trojan

Hier ist eine seltsame Geschichte: Wir sind eine Microsoft-Beratung. Wir verkaufen unseren Kunden M365 und Dynamics 365 — also die fertigen, ausgereiften Standard-Tools. Und trotzdem haben wir unsere eigene Zeiterfassung von Grund auf selbst gebaut.

Das klingt erstmal widersprüchlich. War es auch. Bis wir gemerkt haben, dass die Schwelle, ab der eigene Software Sinn ergibt, in den letzten zwei Jahren dramatisch gesunken ist — auch für KMUs. In diesem Artikel erzählen wir, wie wir dorthin gekommen sind, was wir vorher versucht haben und wann wir es heute auch euch empfehlen würden.

Wo wir angefangen haben: Excel und das schlechte Gewissen

Am Anfang lief unsere Zeiterfassung wie bei den meisten kleinen Beratungen: in Excel. Eine Tabelle pro Berater, Spalten für Datum, Kunde, Projekt, Stunden und Tätigkeit. Funktioniert eine Weile. Bis ihr drei Kunden mit Stundenkontingenten habt, einen mit Pauschale plus Zusatzbudget und einen vierten, bei dem Marcel und Melvin auf unterschiedliche Stundensätze buchen.

Dann beginnt das Excel-Roulette: Welche Datei ist aktuell? Habe ich diese Stunde schon abgerechnet? Stimmt der Kontingent-Stand? Hat Melvin seine Spesen schon eingetragen oder liegt der Beleg noch im Auto?

Wir haben uns am Monatsende regelmäßig zwei Tage lang durch die Tabellen gewühlt. Das war nicht nur nervig — es war auch teuer. Zwei Tage, an denen niemand bei Kunden gearbeitet hat, sind im Beratungsgeschäft direkt verlorener Umsatz.

Der erste Versuch: fertige Cloud-Tools

Die offensichtliche Antwort war: ein Standard-Tool kaufen. Davon gibt es Dutzende, viele davon richtig gut. Wir haben uns durch die üblichen Verdächtigen geklickt:

Wir nennen das die 70/30-Regel: Jedes der Tools hat zu etwa 70 % zu uns gepasst. Aber die übrigen 30 % waren genau die Punkte, an denen wir täglich gearbeitet haben. Vertragskontingente die mitwachsen. Termine aus dem Outlook-Kalender, die automatisch zu Zeit-Einträgen werden sollen. Spesen mit Belegfoto direkt vom Smartphone. Eine saubere GoBD-konforme Audit-Spur, damit unser Steuerberater bei der nächsten Prüfung ruhig schlafen kann.

Wir hätten unsere Arbeitsweise an das Tool anpassen können. Das macht man oft. Aber bei Werkzeugen, die täglich genutzt werden, summieren sich kleine Reibungspunkte schnell zu einer großen Belastung — und drücken am Ende auf die Datenqualität.

Die Wende: KI-Coding senkt die Schwelle

Anfang 2025 hätten wir trotzdem nicht selbst gebaut. Eine eigene WebApp im Stil dessen, was wir wollten, hätte uns klassisch gerechnet 50.000 bis 80.000 Euro gekostet — drei bis sechs Monate Entwicklerzeit. Für ein internes Tool, das sich nie selbst refinanziert, wirtschaftlich nicht zu rechtfertigen.

Was sich seitdem geändert hat, ist die Geschwindigkeit, mit der man heute mit KI-Werkzeugen entwickelt. Was früher Tage dauerte, geht jetzt in Stunden. Boilerplate-Code, Datenbankschemas, API-Routes, Test-Suiten — Aufgaben, die einen Junior-Entwickler eine Woche beschäftigt hätten, sind in einem halben Tag erledigt. Die aktuellen KI-Coding-Tools verstehen ganze Codebasen, machen sinnvolle Vorschläge über mehrere Dateien hinweg und schreiben sogar die Tests gleich mit.

Was 2023 noch ein 80.000-Euro-Projekt war, ist heute mit KI-Werkzeugen für einen Bruchteil des Aufwands machbar — und damit auch für KMUs interessant.

Das hat unsere Wirtschaftlichkeitsrechnung über den Haufen geworfen. Plötzlich war eine eigene Lösung nicht mehr ein Sechs-Monats-Projekt, sondern eine Sache von Wochen — und damit ein realistischer Plan.

Was wir gebaut haben (kurz)

Wir haben eine WebApp entwickelt, die auf Smartphones genauso läuft wie im Browser am Schreibtisch. Sie kann das, was uns wirklich wichtig war:

• Zeit-Eintragungen pro Kunde, Projekt und Tätigkeit — manuell oder direkt aus dem Microsoft-Kalender übernommen
• Verträge mit Stundenkontingenten, die automatisch hochrechnen und warnen, bevor das Budget überschritten wird
• Spesenerfassung mit Belegfoto direkt vom Handy — die Buchhaltung findet alles wieder
• Vollständiges, unveränderliches Audit-Log für GoBD-Konformität
• Drei Rollen: Mitarbeiter, Manager, Buchhaltung — jeder sieht nur, was er sehen soll
• Hosted auf Microsoft Azure in Deutschland — DSGVO-konform, ohne Drittstaaten-Transfer

Falls euch der konkrete Funktionsumfang interessiert: Wir haben die App als Showcase auf unserer Website dokumentiert. Genau diese Anwendung bauen wir mittlerweile auch für Kunden — angepasst an deren Branche und Workflow.

Drei Erkenntnisse, die uns überrascht haben

1. Standardsoftware ist großartig — bis sie es nicht mehr ist

Wir empfehlen nach wie vor in 9 von 10 Fällen Standard-Tools. Microsoft 365, Dynamics, Toggl, was auch immer passt. Selbst-Entwicklung lohnt sich nur dort, wo eure Prozesse echte Eigenheiten haben, die euch Zeit oder Geld kosten — und wo die fertigen Tools daran vorbeigehen.

2. Eigene Software muss nicht Eigenbau-Tech bedeuten

Wir haben bewusst auf etablierte Werkzeuge gesetzt: Next.js, TypeScript, PostgreSQL, Microsoft Azure. Lauter Standards mit großer Community. Das heißt: Wenn wir morgen vom Bus überfahren werden, kann jedes andere Entwicklerteam die App weiterbauen. Maßgeschneidert ist nicht dasselbe wie proprietär.

3. Der Tooling-Vorteil bleibt am Ende beim Anwender

Wir merken den Unterschied jeden Tag. Zeit-Einträge werden tatsächlich gemacht (statt am Monatsende rückwirkend), Belege landen sofort im System (statt im Auto), und Vertragskontingente sind in Echtzeit sichtbar. Die Datenqualität ist deutlich besser geworden — und damit auch die Rechnungen an unsere Kunden.

Wann eine eigene Lösung auch für euch Sinn ergibt

Wir würden euch keine Custom-Software empfehlen, nur weil es jetzt billiger geworden ist. Aber wenn ihr euch in mehreren der folgenden Punkte wiederfindet, lohnt sich das Gespräch:

• Ihr habt mehrere Standard-Tools angeschaut, und keines deckt eure Kernprozesse wirklich sauber ab — die berühmten 30 %, die immer fehlen
• Eure Daten leben heute in fünf bis zehn Excel-Tabellen, und ihr verbringt regelmäßig Tage damit, sie zu konsolidieren
• Bei Mitarbeiterwechsel droht jedes Mal Wissens­verlust, weil die Excel-Logik nur in einem Kopf existiert
• Ihr habt branchenspezifische Anforderungen (GoBD, NIS2, branchenspezifische Berichte), die fertige SaaS-Tools nur halb erfüllen
• Euer Workflow ist mobil — auf Baustelle, im Außendienst, beim Kunden vor Ort — und Standard-Tools tun sich offline schwer

Wenn ihr euch hier wiederfindet, müsst ihr nicht sofort entwickeln lassen. Aber es lohnt, einmal durchzurechnen, was euch das aktuelle Provisorium pro Jahr eigentlich kostet — in verlorener Zeit, Datenfehlern und verpassten Abrechnungen. Die Zahl ist meist größer, als man denkt.

Was wir aus dem Projekt für unsere Kundenprojekte mitgenommen haben

Inzwischen ist mema-timetracker unser Vorzeige-Beispiel geworden. Nicht, weil wir ihn verkaufen wollen — den nutzen wir nur intern. Sondern weil das Modell funktioniert: Festpreis statt Tagessatz, lauffähige App nach wenigen Wochen, kein 50-seitiges Pflichtenheft, sondern alle 14 Tage ein neuer Stand zum Anfassen.

Genau so haben wir auch die Lagerverwaltung für ein Bauunternehmen gebaut, das ein ähnliches Problem hatte: Excel reichte nicht mehr, fertige Lager-Software war zu starr. Heute läuft die App täglich auf Baustellen — auch ohne Empfang.

Fazit

Eigene Software war lange das Privileg von Konzernen. Mit den aktuellen KI-Coding-Werkzeugen verschiebt sich diese Grenze gerade massiv nach unten. Für viele KMUs lohnt es sich heute, einmal genauer hinzuschauen, ob das Provisorium aus Excel-Listen und mittelmäßig passenden Tools wirklich noch die beste Lösung ist — oder ob nicht ein paar Wochen Entwicklungszeit das Problem dauerhaft vom Tisch räumen.

Wir haben es bei uns gemacht. Es war eine der besten Entscheidungen, die wir 2026 getroffen haben.