Genehmigungs-Mails, Rechnungsfreigaben, Datenabgleich, Onboarding-Checklisten: alles, was euer Team heute manuell macht und einem klaren Muster folgt, übernimmt Power Automate. Wir bauen, härten und betreiben eure Flows — vom ersten Workshop bis zur Wartung.
Über 20 Power-Automate-Flows produktiv im Einsatz bei unseren Kunden — von der Rechnungsfreigabe bis zur Maschinendaten-Synchronisation.
Power Automate ist der Workflow-Automatisierungs-Dienst von Microsoft, früher bekannt als Microsoft Flow. Damit baut ihr automatisierte Abläufe zwischen Microsoft 365, Dynamics 365 und über 1.000 weiteren Diensten — ohne zu programmieren. Statt selber zu klicken, tippen oder kopieren, definiert ihr einmal die Regel und Power Automate erledigt den Rest.
Es gibt zwei Varianten: Power Automate Cloud verbindet Systeme über deren Schnittstellen (APIs) und läuft 24/7 in eurer M365-Cloud. Power Automate Desktop ist die RPA-Variante (Robotic Process Automation) — ein Software-Roboter, der auf einem Windows-Rechner Programme bedient, als wäre er ein Mensch. Beide Varianten lassen sich kombinieren.
Drei typische Beispiele, was Power Automate konkret macht:
Power Automate lohnt sich überall dort, wo dieselbe Aufgabe regelmäßig wiederkehrt, mehrere Systeme oder Personen beteiligt sind und der Prozess nachvollziehbar bleiben soll. Die häufigsten Auslöser, mit denen Kunden zu uns kommen:
Urlaubs-, Bestell- und Investitionsfreigaben laufen über einen sauberen Flow: Antrag im Formular, Genehmigung per Teams-Karte mit einem Klick, Eskalation nach 3 Tagen, Audit-Log automatisch.
~6 Std/Woche/TeamPDF kommt rein, KI liest Beträge und Kreditor, Flow weist nach Kostenstelle den richtigen Freigeber zu, schreibt die Rechnung nach Freigabe direkt in DATEV oder Dynamics 365.
~3 Tage Durchlaufzeit eingespartHR setzt den Eintrittsdatensatz, Power Automate erstellt M365-Konto, weist Lizenzen zu, lädt zu Teams-Gruppen ein, eröffnet Aufgaben für IT, Buchhaltung und Office. Am ersten Tag funktioniert alles.
~4 Std/EintrittCRM hier, Buchhaltung dort, Webshop noch woanders. Power Automate synchronisiert Kunden, Aufträge und Artikel im Hintergrund — stündlich oder live, je nach Bedarf, inklusive Konflikt-Logik.
~12 Std/Monat eingespartBestimmte Outlook-Mails (Reklamation, VIP-Kunde, kritischer Lieferant) werden automatisch als Karte ins richtige Teams-Kanal gepostet — mit Bezug, Anhang und Vermerk. Reaktion in Minuten statt Stunden.
Reaktionszeit –70 %Wochenreports, Monatsabschlüsse, Vertriebs-Dashboards: Power Automate sammelt Daten aus SharePoint, Dynamics, Excel und SQL, erzeugt PDF/PowerPoint und verschickt automatisch — Montag, 7:30 Uhr.
~3 Std/Woche/ReportVon der ersten Idee bis zum produktiven Flow — und danach Wartung, damit eure Automatisierungen auch in einem Jahr noch laufen. Ihr könnt einzelne Bausteine buchen oder alles als Paket.
Ein Tag vor Ort oder remote: wir analysieren eure manuellen Prozesse, priorisieren nach Aufwand vs. Nutzen und zeigen live, was Power Automate für euch übernehmen kann. Ergebnis: konkrete Backlog-Liste mit 5–10 Flow-Kandidaten, geschätzter Aufwand pro Flow.
Vom einfachen Genehmigungs-Flow (1–3 Tage produktiv) bis zum mehrstufigen Workflow mit Verzweigungen, Fehlerbehandlung und Logging (2–6 Wochen). Inklusive Test im Sandbox-Environment und Übergabe-Doku — keine Black Box.
Wenn ein System keine API hat — alte Branchensoftware, Web-Portale ohne Schnittstelle, Excel-Makros: Wir bauen Desktop-Bots, die das System bedienen wie ein Mensch. Inklusive Maschinen-Setup, Service-Account und unattended Betrieb.
SAP, Salesforce, DATEV, Oracle, SQL Server, eigene REST-APIs: wir richten die Premium-Konnektoren ein, klären Lizenz-Bedarf, bauen bei Bedarf Custom Connectors für eure Branchensoftware und kümmern uns um Authentifizierung sauber.
Pflicht-Setup, bevor mehr als 3 Flows produktiv laufen: getrennte Environments (Dev / Test / Prod), DLP-Policies gegen Datenabfluss, Service-Accounts statt Mitarbeiter-Konten, Backup-Strategie und Naming Convention.
Power-Automate-Schulung für euer Team (halber Tag bis 2 Tage, je nach Tiefe) plus optionaler Wartungsvertrag für Bugfixes, Anpassungen, Microsoft-Updates und Monitoring. Ihr entscheidet, was ihr selbst macht und was wir übernehmen.
Zapier und Make (früher Integromat) sind die bekannten Alternativen. Wir nutzen sie selbst — aber nicht für jeden Use Case. Hier der ehrliche Vergleich, bevor ihr euch festlegt:
| Kriterium | Power Automate | Zapier | Make (Integromat) |
|---|---|---|---|
| Preis Einstieg | in M365 enthalten / 4 € pro Flow | ab 19,99 $/Monat (750 Tasks) | ab 9 €/Monat (10.000 Operations) |
| M365-Integration | Nativ, tiefst möglich (SharePoint, Teams, Outlook, Dataverse, Dynamics 365) | Gut, aber per API-Limit gedrosselt | Gut, aber per API-Limit gedrosselt |
| Anzahl Konnektoren | ~1.000 (inkl. SAP, DATEV, Oracle) | ~6.000 (breit, aber oft oberflächlich) | ~1.700 |
| RPA-Fähigkeit (Desktop-Bots) | Ja (Power Automate Desktop) | Nein | Nein |
| KI / Copilot | Ja, integriert (AI Builder, Copilot in Flow) | AI-Steps, Drittanbieter-LLMs | AI-Module über OpenAI/Anthropic |
| DSGVO / EU-Hosting | Ja, EU-Rechenzentren wählbar, M365-Tenant | US-Anbieter, EU-DSGVO-Vereinbarung möglich | EU-Server (Frankfurt) für EU-Accounts |
| Komplexität (Lernkurve) | Mittel — mächtig, aber UI komplex | Niedrig — am einfachsten | Mittel-hoch — visueller, aber tiefer |
| Audit-Log & Compliance | Tief integriert (Purview, DLP, Compliance-Center) | Basis | Basis |
| Best fit | Unternehmen mit M365/Dynamics, interne Prozesse, Compliance-Anforderung, RPA | Marketing-Teams, Solo-Founder, SaaS-Apps verbinden | Power-User, viele Datentransformationen, Marketing-Stack |
Power Automate nehmt ihr, wenn ihr ohnehin in der Microsoft-Welt seid (M365, Dynamics, SharePoint) — die native Integration und die in den Lizenzen enthaltenen Konnektoren machen es ökonomisch unschlagbar. Auch Pflicht, wenn ihr RPA, DSGVO-Compliance oder Audit-Logs braucht.
Zapier ist die richtige Wahl für Marketing-Stacks außerhalb von Microsoft (HubSpot, Webflow, Mailchimp, Stripe, Notion). Einfacher zu lernen, breitere SaaS-Integration. Make liegt dazwischen — günstiger als Zapier, mächtiger im Daten-Mapping, aber auch außerhalb der Microsoft-Welt zuhause.
Ehrlich: bei der ersten Power-Automate-Lizenz blickt niemand sofort durch. Microsoft hat das Preismodell mehrfach geändert. Hier die aktuelle Lage (Stand 2026) und unsere Empfehlung, wann ihr was wirklich braucht.
Mit jeder M365 Business Basic, Standard, Premium oder Enterprise (E3/E5) bekommt ihr Power Automate für M365-Daten kostenfrei dazu: SharePoint, Teams, Outlook, OneDrive, Forms, Planner, Excel, To-Do. Das deckt erfahrungsgemäß rund 70 % der Flows, die KMUs typischerweise brauchen.
Standard-Konnektoren: M365, SharePoint, Teams, Outlook, Forms, Planner, OneDrive. Reicht für 70 % der Flows.
Premium-Konnektoren (SAP, Salesforce, DATEV, HTTP), Power Automate Desktop (RPA, attended), Dataverse.
Sinnvoll, wenn wenige Flows von vielen Personen genutzt werden — z.B. ein Genehmigungs-Flow für 200 Mitarbeiter.
Für selten genutzte Premium-Flows: bezahlt nur, was tatsächlich läuft. Abrechnung über Azure-Subscription.
Wir starten meist mit einem Power-Automate-Workshop (1 Tag, vor Ort oder remote) — danach habt ihr eine priorisierte Backlog-Liste und wisst, was die nächsten 3–6 Monate Automatisierung euch bringen. Einfache Flows entwickeln wir auf Tagessatz-Basis, größere Projekte als Festpreis nach Backlog-Schätzung. Welcher Modus für euch passt, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch.
Problem. Eingangsrechnungen kamen per Mail, wurden manuell ausgedruckt, mit Kugelschreiber gegengezeichnet, eingescannt und nach DATEV übergeben. Durchlaufzeit: 6–9 Tage. Drei Personen waren in jeden Vorgang involviert. Skonto verpufft, der Buchhalter im Dauer-Genervt-Modus.
Power-Automate-Lösung. Wir haben einen Flow gebaut, der eingehende Rechnungs-PDFs per AI Builder ausliest (Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer), automatisch nach Kostenstelle dem richtigen Freigeber im Teams eine Genehmigungskarte schickt, nach Freigabe in SharePoint archiviert und gleichzeitig den DATEV-Buchungssatz vorbereitet. Eskalation nach 48 Stunden, Audit-Log automatisch.
Im zweiten Schritt haben wir dem Kunden weitere Flows aufgebaut: Mitarbeiter-Onboarding, Bautagebuch-Versand, Wochenreport an die Geschäftsführung. Die Power-Automate-Premium-Lizenzen für 4 Schlüssel-Nutzer haben sich nach knapp 5 Monaten amortisiert.
Outlook-Regeln laufen nur in einem Postfach und sortieren E-Mails. Power Automate läuft in der Microsoft-Cloud, kennt über 1.000 Systeme (SharePoint, Teams, Dynamics, SAP, DATEV, SQL) und kann ganze Prozesse abbilden: Daten lesen, Genehmigungen einholen, Dateien erzeugen, in andere Systeme schreiben. Outlook-Regeln verschieben — Power Automate handelt.
Nein. Power Automate ist Low-Code: ihr klickt Schritte zusammen, wählt Trigger und Aktionen aus einer Liste. Wer Excel-Formeln versteht, kommt klar. Komplexere Flows (Schleifen, Fehlerbehandlung, eigene Konnektoren) bauen wir und übergeben sauber dokumentiert. Wartet danach euer Team — oder wir über den Wartungsvertrag.
In jeder M365 Business- oder Enterprise-Lizenz sind Standard-Konnektoren bereits enthalten — damit deckt ihr 70 % der Use Cases ab. Premium braucht ihr nur für Konnektoren wie SAP, Salesforce, Oracle, HTTP-Anfragen oder Dataverse. Aktuelle Preise: 4 €/Nutzer/Monat (Premium pro Flow) bzw. 16,50 €/Nutzer/Monat (Power Automate Premium). Wir prüfen das vor dem Kauf.
Flows laufen in eurem M365-Tenant, in europäischen Microsoft-Rechenzentren, DSGVO-konform. Niemand außerhalb eurer Organisation sieht die Daten. Admin und Flow-Owner sehen die Lauf-Historie. Mit DLP-Policies sperrt ihr riskante Konnektor-Kombinationen (z.B. Firmen-Daten nach Twitter). Wir richten Governance so ein, dass Flows nicht ungewollt Daten verteilen.
Wenn sauber aufgesetzt: nichts. Wir bauen Flows von Anfang an auf Service-Accounts und mit Co-Owner, nicht auf eine Person. Account wird beim Austritt nicht gelöscht, Flow läuft weiter. Wenn ein Flow nur auf einer Mitarbeiter-Lizenz hängt, kann er beim Austritt stoppen — das ist der Klassiker, den wir bei Neukunden ständig aufräumen.
Ja. Für lokale Systeme (SQL Server, Fileshares, Legacy-ERPs) gibt es das On-Premises Data Gateway — eine kleine Brücke zwischen eurem Netzwerk und der Cloud. Für reine Desktop-Software ohne API nehmen wir Power Automate Desktop (RPA): das klickt sich durch die Software wie ein Mitarbeiter. Selten-Beispiel: Daten aus Sage 50 nach Dynamics übertragen — beides geht.
Premium braucht ihr in drei Fällen: 1) Premium-Konnektor (SAP, Salesforce, DATEV, eigene API per HTTP). 2) Power Automate Desktop für RPA. 3) Dataverse als Datenbasis. Reine M365-Workflows (SharePoint, Teams, Outlook, Forms, Excel) laufen mit Standard. Faustregel: wenn jemand „SAP“ oder „SQL-Server“ sagt, wird es Premium.
Power Automate Cloud verbindet Systeme über APIs — schnell, stabil, läuft 24/7 in der Cloud. Power Automate Desktop ist RPA: ein Roboter, der auf einem Windows-PC die Software bedient, als wäre er ein Mensch. Klickt, tippt, kopiert. Nehmt Desktop nur, wenn ein System keine API hat — Cloud ist immer die bessere Wahl, wenn sie geht.
Ja, jederzeit. Flows sind kein Black-Box-Code, sondern visuelle Schritte. Trigger ändern, Schritt einfügen, Bedingung anpassen — ein Stunden-Job, kein Wochen-Projekt. Was ihr nicht wollt: dass jede kleine Änderung wieder Beratungsstunden kostet. Deshalb bauen wir sauber und dokumentiert und schulen euer Team — oder übernehmen Pflege über den Wartungsvertrag.
Drei Stufen: Wir bauen in einem separaten Test-Environment, lassen den Flow mit Beispieldaten laufen, simulieren Fehlerfälle (was, wenn die Genehmigung 5 Tage nicht beantwortet wird?). Dann Pilot mit einem kleinen Nutzerkreis für 1–2 Wochen. Erst dann Rollout. Bei kritischen Flows (z.B. Rechnungsfreigabe) zusätzlich Logging, damit ihr jeden Lauf nachvollziehen könnt.
Mehr Praxis gefällig? Im Blog: 5 Power-Automate-Workflows, die jedes KMU heute starten kann.
30 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufs-Gespräch: in der Power-Automate-Sprechstunde schauen wir gemeinsam auf einen eurer manuellen Prozesse und sagen ehrlich, ob Power Automate dafür der richtige Weg ist — und wenn ja, wie aufwendig.
